Wozu braucht eine Schule ein Qualitätsmanagement?

Seit November 2008 hat das ÖG ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem (QMS). Das ist für eine Schule eher ungewöhnlich. Warum also haben wir ein QMS? Weil wir Bildung mit Qualität und Ausbildung auf hohem fachlichen Niveau garantieren möchten. Das QMS unterstützt uns dabei.

Die Leitideen bei einem QMS sind Transparenz, Qualitätssicherung und fortlaufende Verbesserung. Transparenz bedeutet für uns, dass Arbeitsabläufe, Organisationsstrukturen und Kommunikationsprozesse – soweit möglich und sinnvoll – beschrieben werden und verbindlich für alle Beteiligten sind. So stellen wir sicher, dass Arbeitsabläufe verlässlich durchgeführt werden und alle Informationen rechtzeitig bei den Beteiligten vorliegen. Zudem bleiben alle Aspekte des Prozesses immer im Blick der handelnden Personen. Das gilt grundsätzlich für alle Arbeitsabläufe, besonders jedoch für solche, die behördlichen Vorschriften unterliegen.  Aber auch für relativ seltene Arbeitsabläufe, die aber genau deshalb anfälliger für Fehler sind, weil die Routine fehlt. Insbesondere für neue Kolleginnen und Kollegen, die sich gerade einarbeiten, sind zudem Routineprozesse besser durchschaubar.

Mehr Transparenz für alle

Insofern gibt ein QMS einen Überblick über die vorhandenen Strukturen und notwendigen Arbeitsabläufe am ÖG und macht sie damit transparent(er) für alle. Die Transparenz erleichtert es allen beteiligten Personen, Prozesse zu verbessern und dazu Vorschläge zu machen. Unser Ziel ist es, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und damit das gesamte System effektiver zu gestalten.

„Am ÖG drückt sich Qualität aus in der Bildung und Ausbildung auf hohem fachlichen Niveau sowie in der Erziehung der anvertrauten Schülerinnen und Schüler zu charakterlich stabilen und gereiften Menschen mit religiöser Wertbindung im Sinne unseres Leitbildes“ – so steht es in unserem Schulprogramm. In diesem Sinne geben wir ein Qualitätsversprechen an die Schülerinnen und Schüler ab, die an unserer Schule lernen, selbstverständlich aber auch an deren Eltern. Ein QMS ermöglicht es, dieses Versprechen auch einzuhalten – weil Ziele und Inhalte und die Prozesse, die diese ermöglichen, verbindlich beschrieben sind. Damit geht zugleich das Versprechen einher, diese wo nötig zu verbessern.

Evaluation als Grundlage ständiger Verbesserung

Qualitätssicherung bedeutet also, dass Prozesse transparent, verlässlich und möglichst fehlerlos ablaufen. Es bedeutet darüber hinaus, dass deren Ziele klar definiert sind und dass das Erreichen dieser Ziele regelmäßig überprüft wird. Bei dieser so genannten Evaluation beziehen wir die Einschätzungen der Schüler- und Elternschaft wesentlich mit ein.

Evaluation ist die Grundlage des fortlaufenden Verbesserungsprozesses. Ein QMS bestimmt regelmäßig die Prozesse, die evaluiert werden und setzt Ziele – um jene Prozesse zu verbessern, bei denen ein Optimierungsbedarf festgestellt wurde. Und um das System inhaltlich weiterzuentwickeln.

Zertifizierung

Ein QMS muss nicht, kann aber nach diversen Normen von unabhängigen Instituten geprüft und zertifiziert werden. Da es keine spezielle Schulnorm gibt, haben wir uns beim QMS des ÖG an der DIN ISO 9001:2000 (jetzt 2008) orientiert. Sie ist eine der umfassendsten und schärfsten Normen für ein QMS. Im November 2008 wurden wir von VQZ Bonn e. V. zertifiziert.

Obwohl wir das damalige Audit ohne Probleme bestanden haben, waren wir mit der Verfahrensweise und dem Auftreten der Auditoren nicht zufrieden. Sie schienen eher daran interessiert zu sein, dass wir bürokratische Einzelregelungen einhalten, als an der sinnvollen inhaltlichen Weiterentwicklung des Systems.

Somit haben wir die Zusammenarbeit mit VQZ nach dem Audit beendet und uns eine neue Zertifizierungsgesellschaft gesucht, die bereit ist, mit uns inhaltsorientiert zu arbeiten. Mit Quality Service Hanseatic, die einer europaweit arbeitenden Gesellschaft angehört, haben wir einen solchen Partner gefunden. Das Transferaudit, das die Verleihung des neuen Zertifikats zum Ergebnis hatte, hat uns in dieser Annahme bestätigt.

Autor: Stefan Roth